1. GIỚI THIỆU CHUNG

Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh (gọi tắt là ĐHYD) được thành lập theo Quyết định số 1004/QĐ-BYT của Bộ Y tế ký ngày 26/8/1978.

Hiện nay, Phòng có 39 nhân sự, được chia thành 08 bộ phận: Tổ Hành chính văn thư, Truyền thông, Đội Bảo vệ, Tổ Xe, Tổ Vệ sinh, Tổ cây cảnh, Tổ Lễ tân nhà khách, Tổ Y tế.

2. BAN LÃNH ĐẠO

2.1. Trưởng Phòng qua các thời kỳ

• BS. Nguyễn Hữu Trí (1978 - 1979)
• BS. Nguyễn Tấn Khương (1979 – 1985)
• CN. Võ Đình Mẫn (1985 – 1996)
• BS. Đặng Minh Thông (1996 – 1997)
• BSCKII. Phan Bảo Khánh (1997 – 1999)
• BS. Vũ Văn Nhân (1999 – 2009)
• DS.CKII. Nguyễn Hoàng Dũng (2010 – 2012)
• PGS.TS. Trần Văn Phơi (2012)
• TS.BS. Bùi Đại Lịch (2012 – 2017)
• ThS. Trương Thị Tuyết Thanh (2017 – 9/2023)
• TS. Đặng Nguyễn Trung An (10/2023 - nay)

2.2. Lãnh đạo Phòng hiện nay

3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

3.1. Chức năng

Tham mưu giúp Ban Giám hiệu tổ chức, quản lý công tác hành chính tổng hợp, công tác truyền thông, công tác y tế học đường, vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn vệ sinh môi trường lao động, phòng chống các tệ nạn xã hội, vệ sinh phòng dịch; chăm sóc sức khỏe ban đầu và điều trị bệnh cho viên chức, người lao động và người học trong Trường

3.2. Nhiệm vụ

3.2.1 Công tác hành chính

a. Công tác cải cách hành chính

- Xây dựng, trình Ban Giám hiệu ban hành và tổ chức triển khai đề án, kế hoạch thực hiện cải cách hành chính hàng năm; ban hành các văn bản, biểu mẫu thực hiện công tác cải cách hành chính và hướng dẫn các đơn vị thuộc, trực thuộc ĐHYD thực hiện.

- Kiểm tra, giám sát, báo cáo Ban Giám hiệu và cấp có thẩm quyền về công tác cải cách hành chính của ĐHYD theo quý, năm hoặc khi được yêu cầu.

b. Công tác văn thư, lưu trữ

- Quản lý, lưu trữ và bảo quản văn bản an toàn, tạo thuận lợi trong tra cứu, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý; tiếp nhận, thu thập và cung cấp thông tin đến các đơn vị thuộc, trực thuộc ĐHYD đúng quy định.

- Quản lý văn bản mật đúng quy định nhà nước về phổ biến, lưu hành, sử dụng, vận chuyển, giao nhận và tiêu hủy văn bản mật.

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định.

- Tham mưu BGH ban hành các văn bản hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ.

- Theo dõi, quản lý và tổng hợp báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của ĐHYD; là đầu mối tổ chức tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ của ĐHYD.

- Quản lý Phòng Lưu trữ của ĐHYD.

- Thực hiện công tác lập hồ sơ công việc.

- Tiếp nhận và trả hồ sơ của các đơn vị trình ký Ban Giám hiệu.

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho viên chức, người lao động đã được Ban Giám hiệu phê duyệt theo quy định.

- Quản lý hệ thống điện thoại, fax, bảng tin của ĐHYD theo quy định.

- Sao y các văn bản hành chính của ĐHYD ban hành; Xác nhận chữ ký của viên chức, người lao động trong các văn bản được phép.

- Đặt mua các loại báo, tạp chí theo kế hoạch đã được Ban Giám hiệu phê duyệt hàng quý; thực hiện cấp phát thư, báo đến các đơn vị thuộc, trực thuộc ĐHYD.

c. Công tác lễ tân

- Phối hợp với các đơn vị thực hiện các thủ tục tiếp khách trong và ngoài ĐHYD đến tham quan, làm việc, ký kết hợp tác, trao đổi...

- Quản lý phòng họp, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp cấp trường và của Ban Giám hiệu.

- Quản lý và phục vụ các đoàn khách nghỉ tại Nhà khách của ĐHYD.

d. Công tác truyền thông

- Phụ trách lễ nghi, khánh tiết, trang trí, hậu cần đối với các sự kiện của ĐHYD.

- Theo dõi, quản lý các thông tin về hoạt động sự kiện của ĐHYD; phối hợp với các đơn vị để viết tin bài, biên tập nội dung đăng tải trên website của ĐHYD.

- Là đầu mối phối hợp với các đơn vị tổ chức các hoạt động, lễ kỷ niệm, sự kiện cấp trường.

đ. Công tác quốc phòng, bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội, phòng cháy chữa cháy

- Kiểm soát khách ra vào trường theo đúng chức năng, nhiệm vụ.

- Theo dõi tình hình, đảm bảo an ninh trật tự trong khuôn viên trường và báo cáo Ban Giám hiệu các trường hợp vi phạm để kịp thời giải quyết.

- Liên hệ cơ quan, địa phương để phối hợp đảm bảo an ninh trật tự khi cần thiết.

- Phối hợp với các đơn vị đăng ký, kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy; luyện tập các phương án phòng cháy chữa cháy.

- Đảm bảo công tác quốc phòng, an ninh; an toàn trật tự, công tác phòng chống cháy nổ trong ĐHYD.

- Xây dựng và triển khai kế hoạch, phương án đảm bảo an ninh trật tự, an ninh quốc phòng; phòng chống cháy nổ và công tác dân quân tự vệ của ĐHYD.

- Triển khai thực hiện chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà nước về công tác quốc phòng, an ninh, phòng cháy chữa cháy; đề xuất các biện pháp đảm bảo an ninh trật tự; các nội quy, quy định liên quan đến công tác bảo vệ cơ quan, đơn vị.

- Tổ chức tuần tra canh gác 24/24h hàng ngày, giữ gìn trật tự an toàn; thường trực và xung kích trong công tác phòng cháy, chữa cháy.

e. Công tác công xa

- Quản lý, điều động xe ô tô theo quy định, đảm bảo phục vụ công tác, hoạt động của ĐHYD kịp thời, an toàn, tiết kiệm.

- Bảo quản, bảo trì xe; mua bảo hiểm xe định kỳ theo quy định, quy trình kỹ thuật, các quy định của pháp luật và ĐHYD.

g. Công tác vệ sinh

- Kiểm tra, giám sát công tác vệ sinh trong khuôn viên ĐHYD, xây dụng trường học xanh - sạch - đẹp, đảm bảo mỹ quan môi trường sư phạm.

3.2.2 Công tác tổng hợp

- Phối hợp với các đơn vị xây dựng chiến lược, chương trình mục tiêu của ĐHYD, đôn đốc và tổ chức triển khai thực hiện khi được phê duyệt.

- Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị trong toàn trường báo cáo Ban Giám hiệu để chỉ đạo, điều hành.

- Đảm bảo mối liên hệ giữa Ban Giám hiệu với các đơn vị trong công tác quản lý hành chính của ĐHYD.

- Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất và soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung đối với các cuộc họp của ĐHYD theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

- Tham dự và hoàn chỉnh biên bản, thông báo kết luận của các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của ĐHYD.

3.2.3 Công tác y tế cơ quan

- Xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch chăm sóc sức khoẻ cho viên chức, người lao động và người học của ĐHYD.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức khám sức khoẻ định kỳ hoặc theo yêu cầu và đột xuất cho viên chức, người lao động, người học trong ĐHYD.

- Tổ chức khám và điều trị các bệnh thông thường, cấp cứu, mua và cấp phát thuốc theo quy định đối với công tác y tế cơ quan.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức tuyên truyền, vận động: đôn đốc, kiểm tra vệ sinh môi trường, nơi làm việc, giảng đường: chủ động xây dựng và triển khai kế hoạch phòng chống dịch bệnh theo mùa hoặc phát sinh; kiến nghị với Hiệu trưởng tạm thời đình chỉ làm việc, giảng dạy, học tập khi có nguy cơ dịch bệnh, mất an toàn cao.

4. HÌNH ẢNH HOẠT ĐỘNG

5. LIÊN HỆ

• Điện thoại: 028.38558411
• Địa chỉ: 217 Hồng Bàng, P.11 - Q.5, TPHCM
• Email: hanhchinh@ump.edu.vn
• Lịch làm việc: Sáng 7:30 – 11:30, Chiều 13:00 – 16:30 (thứ Hai đến thứ Sáu)